¿Cómo realizar reuniones o asambleas a distancia y tomar decisiones válidas?

- Se en­tien­de por asam­blea o reu­nión a dis­tan­cia, a to­da aque­lla que se lle­ve a ca­bo por ins­tru­men­tos tec­no­ló­gi­cos de in­for­má­ti­ca y co­mu­ni­ca­ción que per­mi­tan a to­dos los par­ti­ci­pan­tes co­mu­ni­car­se en sin­cro­ní­a, a tra­vés de me­dios que ga­ran­ti­cen la trans­mi­sión si­mul­tá­nea de au­dio e ima­gen en­tre los in­ter­vi­nien­tes en la mis­ma. Sig­ni­fi­ca que, ac­tual­men­te, se pue­den re­a­li­zar reu­nio­nes a dis­tan­cia por me­dios te­le­má­ti­cos ta­les co­mo: zo­om, skype, go­o­gle me­et u otros si­mi­la­res; siem­pre y cuan­do to­dos los par­ti­ci­pan­tes pue­dan ac­ce­der li­bre­men­te, la trans­mi­sión de au­dio e ima­gen sea si­mul­tá­ne­a, pue­dan in­te­grar­se to­dos los miem­bros con voz y vo­to, y se ga­ran­ti­ce la trans­pa­ren­cia, par­ti­ci­pa­ción e igual­dad en­tre to­dos los par­ti­ci­pan­tes. Den­tro de la re­gla­men­ta­ción es­ta­ble­ci­da por la Ins­pec­ción Ge­ne­ral de Per­so­nas Ju­rí­di­cas, se dis­po­ne: que la con­vo­ca­to­ria a la reu­nión o asam­blea a dis­tan­cia de­be­rá cum­plir con to­dos los re­qui­si­tos de for­ma, pla­zo, quó­rum y pu­bli­ca­ción es­ta­ble­ci­dos en los es­ta­tu­tos de ca­da una de las en­ti­da­des; que de­be­rá ser gra­ba­da en so­por­te di­gi­tal y el re­pre­sen­tan­te le­gal de­be­rá con­ser­var su co­pia por cin­co años. Se so­li­ci­ta la gra­ba­ción a fin de cons­ti­tuir una prue­ba ve­raz, efi­caz y fe­ha­cien­te de lo acon­te­ci­do du­ran­te la reu­nión o asam­blea a dis­tan­cia. Ade­más de la gra­ba­ción, al fi­na­li­zar la reu­nión, se de­be­rá re­dac­tar un ac­ta en la cual se de­je ex­pre­sa cons­tan­cia del me­dio te­le­má­ti­co se­lec­cio­na­do, las per­so­nas que par­ti­ci­pa­ron y el re­sul­ta­do de las vo­ta­cio­nes. Es­ta de­be­rá ser fir­ma­da por el Pre­si­den­te o el re­pre­sen­tan­te le­gal de la en­ti­dad. Y por úl­ti­mo, se so­li­ci­ta agre­gar al ac­ta una cons­tan­cia de ca­da uno de los par­ti­ci­pan­tes a dis­tan­cia, que de­be­rán en­viar por co­rreo elec­tró­ni­co, de­ta­llan­do ca­da te­ma de­sa­rro­lla­do y el sen­ti­do de su vo­to. En aque­llos ca­sos en los cua­les las ac­tas son sus­crip­tas con fir­ma di­gi­tal de los par­ti­ci­pan­tes o se so­li­ci­ta la in­ter­ven­ción de un es­cri­ba­no pú­bli­co, los par­ti­ci­pan­tes no es­ta­rán obli­ga­dos a re­mi­tir la cons­tan­cia por co­rreo elec­tró­ni­co. Pa­ra ma­yor prac­ti­ci­dad y se­gu­ri­dad ju­rí­di­ca, se po­drá con­sul­tar a un es­cri­ba­no pú­bli­co pa­ra que ase­so­re e in­ter­ven­ga en la reu­nión o asam­blea a dis­tan­cia, y la­bre un ac­ta con to­dos los re­qui­si­tos que dis­po­ne la re­so­lu­ción ge­ne­ral que ri­ge es­te ti­po de reu­nio­nes. (*) Es­cri­ba­na